Intrebari frecvente

Multe dintre intrebarile voastre se regasesc aici. Pe masura ce apar intrebari noi, vom continua sa completam aceasta pagina. Pentru a ne ne trimite si alte intrebari, puteti sa folositi formularul din pagina de contact.

A cui e platforma asta?

Aplicatia de raportare a deseurilor este detinuta si dezvoltata de compania ECOSys Organization SRL pentru a veni in ajutorul tuturor celor au nevoie sa raporteze deseuri sau cantitatile puse pe piata de ambalaje, echipamente electrice, baterii-acumulatori (asa cum, de altfel, cere legislatia) si carora le este util un sistem care sa organizeze aceste informatii si sa genereze rapoartele necesare. In baza sugestiilor si cererilor Dumneavoastra, aceasta platforma se imbunatateste continuu, astfel incat sa raspunda nevoilor unui domeniu intr-o evolutie atat de accelerata cum este cel al managementului deseurilor si al raspunderii extinse a producatorului.

ECOsys Organisation este o companie cu capital integral romanesc, specializata in consultanta de proces si cu experienta solida in managementul deseurilor. Am colaborat (si continuam sa colaboram) cu Asociatia ECOTECA, un ONG specializat in politici de managementul deseurilor. Impreuna, am dezvoltat platforma pe care o puteti accesa prin intermediul site-ului ExpertDeseuri.ro.

Ale cui sunt datele si rapoartele?

Datele introduse si rapoartele generate sunt in proprietatea utilizatorilor aplicatiei. Acestia au libertatea de-a le folosi cum doresc. Rapoartele sunt strict confidentiale si agrega – fara a interveni asupra lor – datele introduse in nomenclatorul de produse (in baza proceselor verbale de cantarire), a rapoartelor de rulaje ale produselor relevante pentru calculul cantitatilor care fac obiectul obligatiilor fiscal (catre Fondul pentru mediu) si a rapoartelor de valorificare a deseurilor, provenite de la colectori sau OTR-uri/OIREP-uri.

Ce fel de rapoarte furnizeaza aplicatia?

Formatele de raportare furnizate indeplinesc doua obiective majore: in primul rand asigura respectarea prevederilor legale in vigoare si, in al doilea rand, dau informatii relevante pentru orice decizii doriti sa luati in privinta obligatiilor fiscale aferente valorificarii deseurilor din ambalaje, echipamente electrice, baterii-acumulatori.

Care sunt avantajele utilizarii platformei?

Sunt cateva avantaje mari:

  1. nu este necesar ca toti utilizatorii sa cunoasca legislatia, ci doar sa introduca date intr-un formular simplu;
  2. toata activitatea se poate derula online si la distanta;
  3. datele sunt protejate, nu exista riscul ca un utilizator sa stearga ceva din greseala;
  4. algoritmul de calcul e si el protejat, nu exista riscul ca un utilizator sa greseasca o formula de calcul;
  5. orice modificare legislativa este automat adoptata in procedura de lucru;
  6. se pot administra cam la fel de usor 10 sau 100 de GENERATORI sau PRODUCATORI;
  7. platforma ofera diverse rapoarte de evolutie a cantitatilor in timp, structura pe tipuri de deseuri etc.;
  8. formatul de raportare oficiala e permanent actualizat, trebuie doar printat, semnat si depus.

 

Detalii comerciale

1. Cu ce ma ajuta aplicatia la raportarea deseurilor?

Desi rapoartele generate de aplicatie sunt cele obligatorii prin lege (HG 856/2005, OUG 196/2005, OM 578/2006  etc), utilizarea aplicatiei nu este in nici un fel obligatorie. Aplicatia este doar un ajutor tehnic pentru companiile care au nevoie sa-si calculeze corespunzator cantitatile puse pe piata, obligatiile de valorificare si cuantumul obligatiilor fiscale catre AFM, conform legislatiei in vigoare.  Constatam in practica ca exista exista dificultati majore in acest sens, mai ales pentru companiile care:

  1. au obligatii catre Fondul pentru mediu insa au o sortimentatie de produse crescuta sau variabila, au dificultati cu resursa umana neesara pentru aceste operatiuni ori nu au certitudine administrarii corecte a datelor necesare pentru calcularea corecta a contributiilor catre Fondul pentru mediu sau
  2. sunt supuse inspectiei fiscale sau sunt in curs de pregatirea a acesteia, care doresc o reconfirmare a corectitudinii calculelor proprii sau o rectificare a acestora.

In general, centralizarea si ordonarea datelor aferente calculelor contributiilor catre Fondul pentru mediu sunt anevoioase, fie din incertitudini privind legislatia, fie din cauza dificultatii de-a obtine si agrega date provenite din mai multe departamente ale firmei (financiar, contabilitate, logistica, marketing, merceologie, calitate).

2. Cu ce ma ajuta aplicatia la administrarea obligatiilor care imi revin fata de Fondul pentru mediu?

Administrarea datelor privind ambalarea produselor este anevoioasa si costisitoare. Fara a cunoste exact cum este ambalat fiecare produs si materie prima care trec prin contabilitate, este imposibila determinarea cantitatii de ambalaje puse pe piata. Chiar si dupa ce aceste informatii sunt cunoscute, ele se deterioreaza rapid, cu fiecare transport de produse importate sau la fiecare lot de produse fabricat sau re-ambalat. Mai mult, unele produse sunt returnate si distruse, altele sunt exportate. Toate aceste operatiuni trebuie inregistrate riguros si consecvent si, apoi, raportate catre Fondul de mediu, intrucat nasc obligatii fiscale. Aplicatia administreaza aceste informatii, astfel incat sa aveti datele in permanenta la zi, chiar si daca se schimba persoanele responsabile cu aceste operatiuni.

3. In cazul in care optam sa ne inscriem in sistem, care sunt obligatiile de plata?

In functie de specificul activitatii Dumneavoastra veti avea acces nelimitat in platforma in baza unui abonament lunar in suma fixa, fara nici un fel de costuri suplimentare. Stim ca administrarea deseurilor si obligatiilor AFM este o bataie de cap in sine, nu dorim sa va complicam viata si mai mult. Detaliile privind planurile tarifare sunt disponibile in pagina de preturi. Credem ca veti fi placut surprinsi.

4. Care este metoda de inscriere in sistem? Se completeaza o cerere/contract?

Pentru inscrierea in aplicatie, va invitam sa va setati un cont de generator, producator, colector, OTR sau consultant. Dupa ce il utilizati o perioada de 1-2 luni si va faceti o idee cu privire la utilitatea platformei, va vom trimite un contract de prestari servicii de asistenta in intocmirea raportarilor, pentru continuarea utilizarii serviciului. Nu ne grabim, insa; dorim sa puteti alege in deplina cunostinta de cauza.

5. Toti operatorii care preiau/valorifica deseuri sunt automat inscrisi in sistem sau vor fi adaugati de catre noi ?

Aplicatia nu administreaza nici un fel de detalii comerciale intre parteneri (GENERATOR de deseuri si prestator de servicii de COLECTARE, respectiv PRODUCATOR si OTR/OIREP). Adaugarea sau eliminarea partenerilor (COLECTORI, OIREPuri) va revine exclusiv, in baza contractelor pe care le aveti semnate cu acestia, a tipurilor de deseuri acoperite de aceste contracte, a valabilitatii lor, etc. Noi va ajutam sa le tineti evidenta, insa alegerea lor si negocierea termenilor colaborarii va revine exclusiv.

6. Cine verifica faptul ca operatorii care preiau/valorifica deseuri inscrisi in sistem sunt autorizati la zi?

Autorizatiile de mediu ale colectorilor fac parte in detaliile comerciale ale contractului si ele nu pot fi verificate efectiv de ExpertDeseuri. Platforma poate, insa, sa retina datele de expirare a autorizatiilor sau contractelor de prestari servicii – pe care le introduceti Dumneavoastra in detaliile colectorului – si sa va semnaleze inainte de expirarea acestora. Reinnoirea acestora cade, insa, in sarcina titularului, iar Dumneavoastra va trebui sa ii solicitati sa va remita o copie, pentru a va dovedi valabilitatea autorizatiei sale de mediu sau a celor de functionare.

7. Mai trebuie facute raportari privind deseurile catre autoritatile de mediu (asa cum este specificat in autorizatia noastra de mediu) sau autoritatile de mediu pot accesa direct aceste raportari ?

In cazul obligatiilor fiscale catre Fondul pentru mediu, va trebui sa introduceti totalul din raportul generat de aplicatie in programul pus la dispozitie de catre Administratia Fondului pentru Mediu. Autoritatile de mediu (sau oricine altcineva) nu au acces la datele Dumneavoastra.

Explicatii tehnice

1. Cum aleg industria (cand setez sau modific contul meu in platforma?

Industriile sugerate de aplicatie sunt astfel alese incat sa grupeze domenii de activitate care genereaza deseuri intr-o maniera si tipologie oarecum similare. Daca nu gasiti exact domeniul Dumneavoastra de activitate, nu va faceti probleme: alegeti acea industrie care este cea mai apropiata de activitatea organizatiei Dumneavoastra si apoi oferiti mai multe detalii in campul urmator (“descriere”).

2. Ce scriu la “descriere” (cand setez sau modific contul meu in platforma)?

Orice detalii care vi se par relevante pentru a defini mai bine activitatea Dumneavoastra, prin comparatie cu alte posibile companii din cadrul industriei alese la punctul anterior. Cele mai relevante aspecte sunt cele privind tipul de produse pe care le puneti pe piata.

3. Cum calculez ce obligatii am catre AFM?

Obligatiile AFM pe care platforma le administreaza pentru Dvs sunt de doua feluri: ecotaxa pentru pungile de plastic sau uleiurile minerale si obligatiile de valorificare a deseurilor din ambalaje, echipamente electrice, baterii-acumulatori.

Toate aceste obligatii se calculeaza aplicand o valoare monetara unitara (de exemplu: 0.15, 0.30 sau 2.00 lei) per bucata sau kilogram de astfel de articol pus pe piata. Asadar, pentru toate aceste situatii, trebuie sa stiti exact cate bucati ati pus pe piata si, in cazul ambalajelor, echipamentelor electrice si baterilor-acumulatorilor, cat cantaresc acestea si din ce categorii fac parte. Aceste indici de greutate se inmultesc cu numarul de bucati de articol rulate si obtineti astfel cantitatile puse pe piata. Asupra cantitatilor puse pe piata se aplica procentul legal de obligatie de valorificare si se obtine expunerea fiscala aferenta. Cu alte cuvinte, aceasta este suma de plata catre AFM in cazul in care nu faceti nicio operatie de valorificare a deseurilor (directa sau prin terti). Pentru a diminua aceasta suma, trebuie sa demonstrati ca au fost valorificate, in numele Dumneavoastra, cantitatile respective de eseuri de ambalaje, echipamente electrice si baterii-acumulatori.


4. Cum introduc date in Nomenclatorul de produse?

Nomenclatorul de produse este, propriu-zis, un catalog al articolelor rulate in cadrul companiei Dvs, documentate din punct de vedere al greutatii specifice al ambalajelor, echipamentelor electrice sau bateriilor-acumulatorilor care insotesc fiecare produs (SKU). Datele se pot introduce:

  • manual, produs cu produs, pentru situatiile in care sunt putine produse de introdus (max 10-20 produse); aceasta situatie apare in cazul in care compania ruleaza o sortimentatie redusa de produse sau pentru completari punctuale (de exemplu pentru cateva produse noi aparute in luna curenta).
  • semi-automatizat, prin import de date in platforma, in format tabelar cuprinzand toti indicii de de greutate, defalcati pe tipuri de material in cazul ambalajelor, respectiv pe categorie de echipament electrice si baterii-acumulatori.

5. Ce inseamna, de fapt, un produs sau un SKU?

Un produs este definit de modul in care apare acesta in sistemele contabile si de gestiune ale companiei; se mai numeste si “unitate de stoc” (in engleza: Stock Keeping Unit – SKU) sau “unitate de facturare”.

Spre exemplu, in cazul produsului “biscuiti”, o unitate de stoc este cel mai probabil o cutie (sau master box) care contine mai multe pachetele, nu fiecare pachetel in parte. In cazul tigaretelor, o unitate de stoc este, cel mai probabil, baxul de tigarete, care contine 100 de cartuse, fiecare cu cate 20 de pachete de tigarete. Asadar, in nomenclatorul de produse vom documenta ambalarea pentru baxul de biscuiti  si nu pentru fiecare pachetel; la fel, pentru baxul de tigarete si nu pentru pachetul continand 20 de tigarete. In opozitie, probabil ca o unitate de stoc pentru un produs scump (un colier, un parfum foarte scump, o haina) sau un produs voluminos (un frigider, o masina de spalat, un laptop) contine un singur produs si nu un set.

Aceasta clarificare este esentiala, pentru ca este esential sa stim cand vorbim despre un produs daca ne referim la un pachetel sau la un bax. Datele de rulaj sunt cu siguranta grupate per SKU si o confuzie genereaza erori majore de calcul a obligatiilor fiscale.

6. Cum introduc datele privind numarul de produse rulate?

Ca si in cazul nomenclatorului, datele se pot introduce manual (la un numar relativ mic de tranzactii) sau semi-automatizat, prin import de date in format tabelar (pentru numar relativ ridicat de tranzactii). Produsele rulate se impart in:

  • produse puse pe piata (fabricate, importate sau receptionate ca retur de la clienti externi), care genereaza obligatii fiscale, si
  • produse scoase de pe piata (vanzari internationale, retur la furnizori internationali), care diminueaza obligatiile fiscale.

Contributiile AFM se calculeaza pentru produsele ramase in piata (adica cele intrate minus cele scoase).

7. Cine intocmeste rapoartele cerute de legislatie? Dar cele de management?

Raportarile la care aveti acces se agrega automat din datele preluate din Nomenclatorul de produsele si din datele de rulaj (denumite in platforma “receptii” si “exporturi”). Odata cu salvarea acestor date, rapoartele sunt compilate in mod automat.

Rapoartele astfel generate se impart in doua categorii: cele legale (care va dau datele ce urmeaza sa fie raportate catre OIREPuri si apoi catre AFM)  si cele de management (care va dau informatii comparative intre produse, pe furnizori, pe materiale de ambalare, categorii de EEE etc).

 

Pe masura ce apar intrebari noi, vom continua sa completam aceasta pagina. Intrebarile frecvente pentru GENERATOR, PRODUCATOR, COLECTOR, CONSULTANT se regasesc in link-urile respective: G, P, C sau S.

Pentru a trimite alte intrebari sau a semnala corecturi ori completari, puteti sa folositi formularul din pagina de contact.